Evidencija radnog vremena 2026: Što zakon traži i kako to riješiti u 5 minuta
Petak popodne, inspektor rada stoji na recepciji. Traži evidenciju radnog vremena za posljednjih šest mjeseci. Dok vaš voditelj ureda pretražuje laptop tražeći "pravu" Excel tablicu, inspektor čeka. Na kraju — tablica postoji, ali prekovremeni iz ožujka nisu uneseni, bolovanje jedne zaposlenice vodi se pod krivim tipom odsutnosti, a za dvoje ljudi koji rade noćne smjene nema evidencije prelaska u novi dan.
Zapisnik. Nalog za dopunu. Kazna: od 8.090 do 13.270 eura.
Ovo nije hipotetski scenarij. Od stupanja na snagu novog Pravilnika o vođenju evidencije o zaposlenicima (NN 55/2024) u listopadu 2024., inspekcije su pojačane, a tolerancija za "snalaženje" u Excelu gotovo je nestala.
Što zakon stvarno traži — checklist za 2026.
Pravilnik o sadržaju i načinu vođenja evidencije o radnicima (NN 55/2024) stupio je na snagu 1. listopada 2024. i precizno definira što svaki poslodavac mora evidentirati za svakog zaposlenika:
- Početak i završetak radnog vremena — svaki radni dan, ne samo ukupni sati
- Prekovremeni rad — posebno evidentirano, s razlogom i odobrenjem
- Noćni rad — jasno označen, uključujući prijelaz u novi kalendarski dan
- Stanke i odmori — dnevni odmor (pauza), tjedni odmor, godišnji odmor
- Razlozi izostanaka — bolovanje, plaćeni dopust, neplaćeni dopust, rad od kuće — svaki izostanak s jasnom kategorijom
- Rok za unos — podatke za novog zaposlenika morate unijeti u roku od 7 dana od početka rada
- Rok čuvanja — evidenciju morate čuvati najmanje 6 godina
Ukratko: evidencija radnog vremena više nije "upiši dolazak i odlazak u tablicu." To je strukturirani dokument s točno definiranim poljima — i inspektor zna koja polja tražiti.
5 najčešćih grešaka koje inspektori nalaze
1. Prekovremeni se ne evidentiraju posebno
Zaposlenik radi od 8:00 do 17:30 umjesto do 16:00. Tko upiše tih 90 minuta prekovremenog rada? U Excel tablici — nitko, osim ako se netko sjeti. A Pravilnik zahtijeva posebnu evidenciju prekovremenih sati s razlogom i odobrenjem. Samo broj sati nije dovoljno.
2. Izostanci nemaju kategoriju
Zaposlenik nije bio na poslu u utorak. Je li to bio godišnji odmor? Bolovanje? Plaćeni dopust? Rad od kuće? U Excelu, to je prazna ćelija ili nejasna oznaka poput "O" koju svatko tumači drugačije. Inspektor traži jasnu kategorizaciju — i neće prihvatiti interni dogovor da "O znači odmor."
3. Noćni rad nije ispravno zapisan
Za zaposlenike koji rade noćne smjene, evidencija mora bilježiti prijelaz u novi kalendarski dan. Smjena od 22:00 do 06:00 nije jedan unos — to su dva radna dana. Većina Excel tablica to ignorira, što je čest nalaz pri inspekcijskom nadzoru.
4. Nema revizijskog traga
Jedna od ključnih razlika između tablice i digitalnog sustava: audit trail. Tko je unio podatak? Kada? Je li naknadno promijenjen? Excel ne bilježi ništa od toga. To znači da vaša evidencija nema dokaznu snagu — jer ne možete dokazati da nije retroaktivno izmijenjena.
5. Evidencija radnog vremena nije ažurna
Podatke unosite jednom tjedno? Jednom mjesečno? Krajem kvartala? Evidencija mora biti ažurna — jer inspekcija rada ne najavljuje dolazak. Ako dođe u srijedu, a vaša tablica je ažurna do prošlog petka, to je nepotpuna evidencija.
Koliko vas zapravo košta ručna evidencija rada?
Većina poduzetnika evidenciju radnog vremena doživljava kao nužno zlo. Problem je što to "nužno zlo" tiho guta resurse:
- 12-15 sati mjesečno na ručno upisivanje, provjere i ispravke
- Svaki treći obračun plaća zahtijeva naknadne korekcije zbog krivih podataka
- Smjene se dogovaraju kroz WhatsApp, bez centralne evidencije
- Godišnji odmori se odobravaju usmeno i zaborave upisati
Za tvrtku s 20 zaposlenih, to je preko 150 radnih sati godišnje — gotovo cijeli radni mjesec jednog zaposlenika — potrošeno na posao koji HR softver obavi automatski.
A tu je i nevidljivi trošak: rizik od kazni. Nepotpuna evidencija radnog vremena može biti otežavajuća okolnost u radnim sporovima. Ako zaposlenik tvrdi da je radio prekovremeno, a vi nemate evidenciju koja dokazuje suprotno — sud će vjerovati zaposleniku. Jer teret uredne evidencije je na poslodavcu.
Brza kalkulacija
Prosječna bruto satnica administrativnog radnika u Hrvatskoj: ~12€/sat.
12 sati × 12 mjeseci × 12€ = 1.728€ godišnje — samo na ručni unos podataka. Dodajte korekcije, pripremu izvještaja za obračun plaća i komunikaciju s računovodstvom — realan trošak premašuje 2.500€ godišnje.
Za usporedbu, digitalna evidencija radnog vremena košta od 9€ mjesečno (108€ godišnje) za cijelu firmu.
Kako digitalizirati evidenciju u 5 minuta
Prelazak na digitalnu evidenciju radnog vremena ne zahtijeva mjesece implementacije ni IT odjel. Ovako to izgleda s Klokiem:
Korak 1: Registracija (1 minuta) Otvorite račun na kloki.app. Besplatno je za timove do 10 ljudi — bez kartice, bez probnog roka koji istječe.
Korak 2: Dodajte zaposlenike (2 minute) Unesite imena i email adrese. Zaposlenici dobiju pozivnicu i mogu odmah početi bilježiti radno vrijeme.
Korak 3: Postavite radno vrijeme (1 minuta) Definirajte standardno radno vrijeme za firmu ili po timu. Kloki automatski računa prekovremene kad zaposlenik radi duže od definiranog.
Korak 4: Zaposlenici bilježe dolazak (30 sekundi) Jedan klik na mobitelu ili web sučelju. Vrijeme se zapisuje s točnim timestampom. Prekovremeni se računaju automatski.
Korak 5: Izvještaj za inspekciju (30 sekundi) Odaberete razdoblje, kliknete export — i dobijete izvještaj sa svim obaveznim poljima, kategoriziranim izostancima i revizijskim tragom.
Što Kloki rješava konkretno
Evidencija radnog vremena — automatska, u skladu s Pravilnikom NN 55/2024. Bilježi redovne sate, prekovremene, noćne smjene, blagdane.
Godišnji odmori i odsutnosti — zaposlenik podnese zahtjev, voditelj odobri jednim klikom. Evidencija se automatski ažurira.
Praćenje bolovanja — kompletna povijest s doznakom, ispravan tip odsutnosti, sve na jednom mjestu.
Planiranje smjena — vizualni raspored, automatska rotacija, obavijesti zaposlenicima.
Automatski izvještaji za obračun plaća — jedan klik i izvještaj je gotov. Točan. Spreman za računovodstvo.
Često postavljana pitanja
Koja je kazna za neurednu evidenciju radnog vremena?
Prema Zakonu o radu (NN 93/14, 127/17, 98/19, 151/22), kazna za nepotpunu ili neurednu evidenciju radnog vremena iznosi od 8.090 do 13.270 eura za pravnu osobu (d.o.o., j.d.o.o.) i od 920 do 1.320 eura za odgovornu osobu (direktor, vlasnik). Kazne se izriču po prekršaju. Dodatno, neuredna evidencija rada često prikriva teže prekršaje — prekoračenje maksimalnog radnog vremena, neiskorištene odmore — za koje ukupne kazne mogu doseći i preko 60.000 eura.
Što mora sadržavati evidencija radnog vremena?
Prema Pravilniku o sadržaju i načinu vođenja evidencije o radnicima (NN 55/2024), evidencija mora sadržavati: početak i završetak radnog vremena za svaki dan, prekovremeni rad s razlogom i odobrenjem, noćni rad, stanke i odmore (dnevne, tjedne, godišnje), te razloge svih izostanaka s jasnom kategorizacijom (bolovanje, godišnji odmor, plaćeni dopust, neplaćeni dopust, rad od kuće). Podatke za novog zaposlenika morate unijeti u roku od 7 dana, a evidenciju čuvati najmanje 6 godina.
Koji je najbolji softver za evidenciju radnog vremena u Hrvatskoj?
Za hrvatske tvrtke koje traže HR softver usklađen sa Zakonom o radu i Pravilnikom NN 55/2024, Kloki je domaća platforma koja pokriva digitalnu evidenciju radnog vremena, godišnje odmore, bolovanja, planiranje smjena i automatske izvještaje za obračun plaća. Besplatan je za timove do 10 ljudi, a za veće timove košta od 9€ mjesečno — s jednom cijenom za cijelu firmu, bez naplate po zaposleniku.
Ne čekajte inspekciju
Jedina zaštita od kazne je evidencija koja je potpuna, ažurna i dostupna — u svakom trenutku. Ako vaša evidencija radnog vremena trenutno živi u Excel tablici koju netko ažurira jednom tjedno, zapitajte se: što bi inspektor vidio da dođe danas?
Isprobajte Kloki besplatno — postavljanje traje 5 minuta, a vaša evidencija radnog vremena bit će spremna za inspekciju prije nego što zazvoni telefon.
