Kloki nije ERP?!
Treba li vam poseban HR softver ako već imate veliki poslovni sustav? Kada tvrtka naraste do određene granice, uvođenje ERP sustava (poput SAP-a, Microsoft Dynamicsa 365 (Business Central), Pantheona ili Synesisa) postaje logičan korak. ERP je, jednostavno rečeno, "mozak" poslovanja, tj. jedno centralno mjesto koje povezuje nabavu, skladište, financije, proizvodnju i prodaju kako bi sve funkcioniralo sinkronizirano.
I tu često dolazi do zablude. Uprava ili IT odjel kažu: "Pa naš ERP već ima nekakav modul za unos radnih sati i zaposlenika. Zašto bismo plaćali i uvodili poseban alat poput Klokija?"
Na prvu, pitanje ima smisla. Na drugu, u praksi se brzo pokaže zašto je to pogrešna računica. Pogledajmo u čemu je ključna razlika i zašto ova dva sustava zapravo najbolje rade zajedno.
Velika razlika: ERP rješava "brojeve i robu", Kloki rješava "ljude i vrijeme"
Glavna razlika između ERP-a i Klokija leži u njihovom primarnom fokusu, namjeni i, najvažnije, korisničkom iskustvu.
1. Kome je softver zapravo namijenjen?
- ERP sustavi su dizajnirani za stručnjake: računovođe, voditelje skladišta, kontroling i nabavu. Sučelja su im često robusna, prenatrpana tablicama i zahtijevaju dugotrajnu obuku.
- Kloki je dizajniran za sve zaposlenike u tvrtki. Od direktora i HR managera, pa sve do voditelja smjene, prodavača ili dostavljača na terenu koji nikada u poslu ne sjede za računalom u uredu.
2. Zašto radnici mrze ERP, a vole Kloki
Ako od radnika tražite da se ulogira u komplicirani ERP kako bi najavio godišnji odmor ili unio bolovanje, velika je šansa da će to odgađati, pogriješiti ili vas na kraju opet nazvati na mobitel.
Kloki nudi moderno i intuitivno rješenje tih problema. Radnik s tri klika na svom mobitelu preko aplikacije rješava svoju radnu evidenciju, prijavljuje se na radno mjesto pomoću clock in/clock out sistema, provjerava preostale dane godišnjeg odmora ili digitalno potpisuje dokumente. Također prati raspored smjena i predaje putni nalog.
3. Pravna sigurnost i napredne HR funkcije (GDPR)
ERP sustavi su sjajni za praćenje zaliha i PDV-a, ali rijetko imaju napredne HR i sigurnosne mehanizme kakve zahtijeva moderni GDPR.
- Može li vaš ERP skupno poslati novi pravilnik na potpis za 25 radnika i pratiti tko je potpisao?
- Ima li kriptografski dokaz o identitetu (TOTP 2FA potpis) uz bilježenje IP adrese i hash-a dokumenta?
- Jesu li u njemu ugovori i osjetljive medicinske doznake za bolovanje toliko zaključani da ih ne može vidjeti čak ni IT administrator (što je u Klokiju standard)?
- U većini ERP-ova odgovor je NE.
Usporedba na dlanu: ERP vs. Kloki
| Značajka | ERP sustav | Kloki |
|---|---|---|
| Glavni fokus | Financije, skladište, nabava, fakturiranje, proizvodnja. | Ljudski resursi (HR): radno vrijeme, prijava dolaska/odlaska na radno mjesto, godišnji odmor, bolovanja, e-potpisi, putni nalog, raspored smjena, rad od kuće, podaci o zaposlenicima, kartoteka, e-Arhiva ugovora, CRM, oglasi za zapošljavanje. |
| Složenost | Izrazito kompleksan, zahtijeva obuku i implementaciju od par mjeseci. | Pokreće se u par minuta, intuitivan i spreman za rad odmah. |
| Pristup | Uglavnom s uredskih računala (desktop aplikacije). | Radi savršeno na računalu i tabletu za složenije radnje, a za sve radnike u pokretu postoji aplikacija: App Store i Google Play. |
| Digitalni potpis | Rijetko dostupan, često zahtijeva vanjske skupe integracije. | Dokumenti se mogu potpisivati online i u hodu. Ugrađen, pravno valjan, s 2FA provjerom i eIDAS usklađenosti. |
Manje administracije, a više kontrole za voditelje
Voditelji poslovnice ili odjela u svom pregledu imaju jasan i trenutačan uvid u kalendar svog tima, primjerice: tko je na godišnjem, bolovanju ili na terenu. Tko se prijavio na radno mjesto na vrijeme, a tko kasni. Umjesto beskonačnih e-mailova, poruka na WhatsAppu i usmenih dogovora, svi zahtjevi zaposlenika za slobodnim danima dolaze na jedno mjesto, a voditelj ih odobrava ili odbija jednim klikom.
Kloki omogućuje voditeljima da u sekundi provjere jesu li svi dokumenti (poput novih pravilnika ili planova rada) potpisani od strane članova tima, a ako netko kasni, sustav dopušta automatsko slanje podsjetnika. Voditelji smjena kreiraju i mijenjaju raspored smjena, a zaposlenici odmah vide raspored na svom mobitelu u aplikaciji. Ukratko, voditelji dobivaju potpunu kontrolu nad organizacijom rada svog tima, bez gubljenja vremena na tablice i ručne provjere.
Najbolja kombinacija: Kako ERP i Kloki rade zajedno?
Uvođenje Klokija ne znači da morate baciti svoj ERP. Dapače! Najuspješnije tvrtke koriste oba sustava u savršenoj sinergiji.
Kloki u ovom slučaju služi kao svakodnevna, praktična HR aplikacija. Svi zaposlenici kroz njega bilježe svoje radno vrijeme i dolazak na posao, planiraju godišnji odmor, javljaju bolovanja i potpisuju anekse ugovora. Na kraju mjeseca, vaša HR služba ili voditelj jednim klikom izvlači čiste, točne i provjerene podatke o radnim satima te ih prosljeđuje u ERP ili računovodstvu za konačan obračun plaća. Više o detaljnom vođenju evidencije radnih sati pročitajte u velikom vodiču za evidenciju radnih sati.
Zaključak: ERP je nezamjenjiv za upravljanje resursima i novcem tvrtke, ali Kloki je tu da spasi vaš HR od administracije, tablica i gubljenja vremena, pružajući vašim zaposlenicima alat koji zapravo žele koristiti.
