Kako pravilno čuvati e-račune 11 godina?

Digitalizacija poslovanja donijela nam je e-račune, a s njima i jedno važno pitanje koje često muči poduzetnike i direktore: kako ih točno moramo čuvati da bismo bili mirni pred poreznom inspekcijom?

Što kaže Zakon o računovodstvu (ZoR)?

U zakonu je propisano koliko se dugo moraju čuvati različite vrste poslovne dokumentacije:

• Minimalno 11 godina: Čuvaju se „knjigovodstvene isprave na temelju kojih su uneseni podaci u dnevnik i glavnu knjigu”. To su zapravo svi ulazni i izlazni računi, fakture, izvodi s bankovnih računa i prateća dokumentacija koja dokazuje neku transakciju.
• Trajno (zauvijek): Čuvaju se isplatne liste (evidencije o plaćama radnika) i godišnji financijski izvještaji.
• Minimalno 6 godina: Čuvaju se pomoćne knjige (poput knjige ulaznih i izlaznih računa, URA/IRA, ako nisu dio glavne knjige).

Važna napomena o računanju vremena: rok od 11 godina počinje teći tek od posljednjeg dana poslovne godine na koju se ti računi odnose. Primjerice, račun izdan u ožujku 2026. godine zakonski morate čuvati najmanje do 31. prosinca 2037. godine.

Gdje sačuvati e-račune?

Mnogi misle da je dovoljno e-račun jednostavno isprintati i staviti ga u registrator ili ga ostaviti negdje u pretincu e-maila. Međutim, prema službenim mišljenjima Porezne uprave, stvari nisu tako jednostavne. e-Računi se moraju čuvati u svom izvornom, digitalnom obliku, i to na način koji jamči njihovu vjerodostojnost, cjelovitost sadržaja i čitljivost tijekom cijelog zakonskog roka (koji najčešće iznosi 11 godina).

U sustavu B2B poslovanja e-račun je postao standard, a uvođenjem obveza poput fiskalizacije i e-Računa, država ima jasan uvid u svaku transakciju. Printanje takvih računa na papir zapravo poništava njihovu zakonsku vrijednost jer se time gubi digitalni certifikat koji dokazuje autentičnost. Pa kako onda riješiti ovaj problem bez stvaranja novog administrativnog kaosa i straha od kazni Porezne uprave? Odgovor leži u pametnom digitalnom arhivu.

Unutar Klokija postoji napredna mogućnost pohrane primljenih i poslanih e-računa koja u potpunosti rješava ovaj zakonski izazov, a vašem poslovanju daje brzinu i preglednost.

Zaboravite na pretraživanje beskonačnih e-mailova ili digitalnih mapa na računalu. Kloki vam omogućuje da u svakom trenutku u sekundi pronađete točno onaj račun koji vam treba. Račune možete pretraživati prema:

• Nazivu tvrtke: brzo filtrirajte sve račune povezane s određenim klijentom ili dobavljačem.
• OIB-u tvrtke: najsigurniji način pretraživanja koji eliminira greške kod sličnih naziva poduzeća.
• Vremenskom periodu: trebate sve račune iz trećeg kvartala prošle godine? Samo označite razdoblje.
• Statusu računa: u svakom trenutku znajte koji su računi plaćeni, poslani, prihvaćeni, odobreni ili odbijeni.

Vaši su računi u „sefu”

Baš kao što smo pisali u našim prethodnim blogovima o sigurnosti podataka i GDPR-u, Kloki ni ovdje ne radi kompromise.

Financijski podaci i e-računi spadaju među najosjetljivije dokumente svake tvrtke. Zato su svi računi pohranjeni u Klokiju zaštićeni najmodernijom AES-256 enkripcijom na sigurnim poslužiteljima unutar Europske unije.

Zahvaljujući sustavu granularnih prava pristupa, vi točno određujete tko unutar tvrtke (ili vanjskog računovodstva) može vidjeti i pretraživati e-račune. Podaci su potpuno izolirani, a svaki pristup ili pretraga trajno se bilježe u revizijskom tragu (audit log). Vaša arhiva e-računa je tako stopostotno sigurna, usklađena sa zakonom i zaštićena od neovlaštenih pogleda.

Čisti računi, miran san

Čuvanje e-računa ne mora biti administrativna noćna mora niti rizik od kazni Porezne uprave. Korištenjem Klokija ispunjavate sve zakonske obveze elektroničkog arhiviranja, a istovremeno dobivate moćan alat s kojim su vam svi poslani i primljeni računi dostupni u samo par klikova.

Osigurajte svoje poslovanje, riješite se papira i upravljajte računima pametnije uz Kloki.