Veliki vodič za evidenciju radnih sati (2. dio): Mjesečna šihterica – tablica za obračun plaća za računovodstvo

Kada završi mjesec, pred vama se nalazi klasičan, detaljan mjesečni izvještaj iz evidencije radnog vremena (tzv. "šihterica") koji je zakonski prilagođen hrvatskim propisima. Računovodstvo koristi upravo ove podatke kako bi se uspješno izvršio obračun plaća. Pogledajmo kako se grupiraju radni sati na razini mjeseca i što svaka stavka znači za vaš džep ili vašu tvrtku.

1. Osnovni podaci i redovni radni sati

• Ime i prezime / ID zaposlenika: Identifikacija radnika.
• Ukupno ostvareni radni sati: Ukupan broj sati koje je radnik proveo na poslu ili na plaćenom odsustvu (godišnji, bolovanje) tijekom mjeseca.
• Sati redovnog rada: Radni sati odrađeni unutar uobičajenog radnog vremena (npr. 8 sati dnevno, od ponedjeljka do petka). Ovo predstavlja bazu na kojoj se računa osnovna plaća.
• Sati rada u dane blagdana i neradnih dana: Radni sati odrađeni na dane državnih blagdana (npr. Tijelovo ili Dan državnosti). Ovi se sati prema Zakonu o radu moraju platiti značajno više od redovnih (poslodavci najčešće daju povećanje od 50% do 100%).

2. Radni sati u "posebnim" (skupljim) uvjetima

Ovi stupci izravno utječu na povećanje neto plaće jer svaki od njih zakonski nosi obvezan dodatak na osnovnu satnicu:

• Sati rada subotom: Radni sati odrađeni subotom. Mnoge tvrtke kolektivnim ugovorom ili pravilnikom propisuju poseban dodatak za rad subotom.
• Sati rada nedjeljom: Radni sati odrađeni nedjeljom. Zakonski minimum u Hrvatskoj striktno propisuje da se rad nedjeljom mora platiti barem 50% više od običnog radnog sata.
• Sati noćnog rada: Rad u periodu između 22:00 h i 06:00 h ujutro. Noćni radni sati su fizički zahtjevniji, pa zakon nalaže obvezan dodatak na plaću.
• Sati prekovremenog rada: Radni sati koje je radnik odradio iznad punog radnog vremena (iznad fonda sati za taj mjesec) po nalogu poslodavca.

3. Godišnji odmori i plaćeni dopusti

Ovdje se bilježe opravdani radni sati kada radnik nije bio fizički na poslu, ali za njih svejedno prima punu naknadu plaće od poslodavca:

• Sati godišnjeg odmora: Radni sati provedeni na redovnom godišnjem odmoru.
• Sati plaćenog dopusta: Sati koje radnik dobije za izvanredne privatne događaje (npr. selidba, sklapanje braka, rođenje djeteta). Zakon točno definira koliko dana radnik ima pravo dobiti za pojedinu prigodu.
• Sati zastoja i prekida rada bez krivnje radnika: Ako radnik dođe na posao, ali ne može raditi jer je npr. nestalo struje ili je pao cijeli računalni sustav. Budući da radnik nije kriv, ovi radni sati mu se moraju platiti kao da je normalno radio.

4. Bolovanja (Ključna razlika za obračun plaća!)

Računovodstvo ove stupce gleda vrlo strogo jer se bolovanja različito isplaćuju, računaju i knjiže:

• Sati bolovanja na teret poslodavca: Prvih 42 dana bolovanja (obična bolest ili ozljeda) plaća poslodavac iz svog džepa, a naknada iznosi između 70% i 85% plaće radnika.
• Sati bolovanja na teret HZZO-a: Bolovanja duža od 42 dana, komplikacije u trudnoći ili rodiljni dopust. Ove sate poslodavac isplaćuje radniku, ali mu država (HZZO) naknadno vraća taj novac kroz postupak refundacije.
• Sati bolovanja zbog ozljede na radu: Ako se radnik ozlijedi na radnom mjestu. Ovo bolovanje od prvog dana ide u stopostotnom (100%) iznosu plaće na teret HZZO-a.

5. Ostale odsutnosti (Neplaćeno i opravdano)

• Sati neplaćenog dopusta: Situacija kada radnik zatraži slobodne dane zbog osobnih razloga, a poslodavac mu to odobri, ali mu za te dane ne teče plaća niti se uplaćuju doprinosi.
• Sati opravdane odsutnosti s rada: Drugi zakonski opravdani razlozi zbog kojih radnik izbiva (npr. odaziv na vojni ili sudski poziv).

Zašto tvoj računovođa voli čistu šihtericu?

Ukoliko u svojoj firmi nemate automatiziran sustav za praćenje vremena, vaš računovođa mora ručno prepisivati sve ove komplicirane stupce u program za obračun plaća. Ako se samo jedan jedini sat rada nedjeljom ili blagdanom krivo upiše ili zamijeni, radnik dobiva krivu plaću, a firma riskira ogromnu kaznu pri inspekcijskom nadzoru. Ako još uvijek vodite evidenciju u Excelu, skinite besplatne tablice za evidenciju radnih sati na razini tvrtke i svakog zaposlenika:

U slučaju da vam je dosadilo sve voditi ručno i želite izbjeći greške pri prepisivanju podataka, isprobajte Kloki.

U nastavku pročitajte 3. dio: Pojedinačna dnevna evidencija (kartica radnika).