Trebate li čitač za evidenciju radnog vremena?

Kada se spomene evidencija dolazaka i odlazaka na posao, mnogi prvo pomisle na kartice, čitače i terminale na ulazu u poslovni prostor. Ali čitač nije jedini način za evidentiranje radnog vremena. Danas postoje različita digitalna rješenja, a neki od njih ne zahtijevaju komplicirane sisteme i skupa ulaganja.

Zaposlenici rade na različitim lokacijama

Kod klasičnog sustava zaposlenik pri dolasku i odlasku koristi karticu, privjesak, PIN ili drugi identifikator. Situacija se mijenja kada dio zaposlenika radi:

• na terenu
• na gradilištima
• u poslovnicama
• kod klijenata
• od kuće
• ili na više različitih lokacija.

U takvom slučaju zaposlenicima treba omogućiti da evidentiraju radno vrijeme tamo gdje njihov rad stvarno počinje i završava.

Koje su alternative čitaču?

Postoji nekoliko načina digitalnog evidentiranja:

• Mobilna aplikacija: Zaposlenik evidentira početak i završetak rada na svom mobitelu. Ovo je posebno praktično za terenske radnike i zaposlenike koji nemaju stalno radno mjesto.
• Računalo ili tablet: Zaposlenici evidentiraju radno vrijeme putem web aplikacije, na svom računalu ili na zajedničkom uređaju u uredu, poslovnici ili radionici.

Što još treba pratiti osim dolaska i odlaska?

Ovisno o djelatnosti, potrebno je pratiti i ukupno dnevno radno vrijeme, pauze, terenski rad, odsutnosti te posebne kategorije rada kao što su noćni, prekovremeni i smjenski rad. Bitno je znati i koji je djelatnik na godišnjem odmoru, bolovanju ili neplaćenom dopustu.

Tu se vidi glavno ograničenje čitača. Čitač bilježi vremenske oznake, ali sam po sebi ne razvrstava sate. Ako tražite alternativu čitaču, bez prevelikih ulaganja, a fleksibilno u korištenju na laptopu i mobitelu, postoji upravo to.

U Klokiju se sati automatski razvrstavaju po kategorijama koje sami postavite:

• po vremenu – sati u zadanom rasponu idu u svoju kategoriju (npr. noćni rad 22:00–06:00, popodnevna smjena 14:00–22:00)
• po danu – cijeli dan se razvrstava odvojeno (npr. nedjelja i blagdan)
• po pragu sati – sati iznad zadanog praga izdvajaju se u prekovremene (npr. iznad 8 h dnevno)

Za standardne slučajeve postoje gotove postave prema tipu rada (uredski rad, dvije smjene, tri smjene), pa se osnovne kategorije kreiraju odabirom jedne opcije. Iste kategorije zatim se koriste u izvještaju za obračun plaće. Treba istaknuti da se u izvještaju evidentiraju i sve vrste odsutnosti, o čemu možete pročitati više na ovom linku.

Zato je važno gledati cijeli proces, a ne samo način na koji zaposlenik "stisne dolazak".

Kako znati da je zaposlenik stvarno bio na lokaciji?

To je uobičajena zamjerka aplikacijama: kartica se koristi na ulazu, a mobitel se može koristiti bilo gdje. Zato Kloki ima geofence. Definirate dozvoljene lokacije prijave, svaka sa svojim radijusom (u rasponu od 50 do 500 metara), a zatim odabirete koliko je pravilo strogo:

• Upozori – prijava izvan lokacije se zabilježi i označi upozorenjem, ali prolazi.
• Zabrani – prijava izvan dozvoljenih lokacija se odbija.

Dodatno se mogu odobriti IP adrese, pa se prijava s uredske mreže priznaje kao prijava s lokacije.

Praktična razlika prema čitaču je u tome što odstupanje ne mora blokirati rad. Terenski radnik koji je legitimno na drugoj adresi neće ostati bez evidentiranog dolaska, a voditelj će to odstupanje vidjeti u zapisu i može ga provjeriti. Kloki zato lokacije rada vodi kao zasebnu listu. Gradilište, poslovnicu ili terensku lokaciju dodate kad projekt počne i deaktivirate kad se zatvori, bez ugradnje opreme na svakoj adresi.

Pregled u realnom vremenu i ispravke

Voditelj ima pregled Tko je na poslu, koji se osvježava automatski i pokazuje dvije liste: tko je trenutno prijavljen, od kada, s koje lokacije i je li na pauzi, te tko je prema rasporedu u smjeni koja sada traje, a nema aktivnu prijavu. Prijavu je moguće urediti, dodati ili zaustaviti sat iz istog pregleda.

Za mjesečni pregled postoji pregled dolazaka po danu s filtrima po periodu i zaposlenicima, gdje se za svaki dan vidi ukupno radno vrijeme, trajanje pauze i vrijeme od kad do kad je zaposlenik bio prijavljen. Prijave koje su još u tijeku posebno su označene.

Što je bolje za vas: čitač ili aplikacija?

Ne postoji jedno rješenje koje odgovara svima. Čitač može biti dobar izbor ako svi zaposlenici dolaze na istu lokaciju i želite fizički uređaj na ulazu.

Aplikacija je praktičnija ako zaposlenici rade na različitim mjestima, često mijenjaju lokaciju ili rade na više adresa koje se s vremenom mijenjaju. Uz to nema nabavke uređaja, montaže i održavanja hardvera, što je financijski puno prihvatljivije za manje i srednje tvrtke.

Bitno je da evidencija odgovara stvarnom načinu rada i da se vodi točno i ažurno. Želite li vidjeti kako to funkcionira u Klokiju, isprobajte besplatno.