Digitalna evidencija radnog vremena za smjenski rad

Smjenski rad donosi dodatnu organizaciju: različite smjene, promjene rasporeda, rad vikendom, noćni rad i prekovremene sate. Digitalna evidencija ne mijenja način na koji ljudi rade. Ona samo čini podatke o radu preglednijima i poduzetnicima olakšava upravljanje smjenskim radom.

Zašto je smjenski rad zahtjevniji za evidenciju?

Kod klasičnog radnog vremena situacija je relativno jednostavna: zaposlenik radi određeni broj sati od ponedjeljka do petka.

Kod smjenskog rada raspored može izgledati potpuno drugačije:

• jutarnja, popodnevna i noćna smjena
• različito trajanje smjena
• rad vikendom i blagdanom
• zamjene smjena i dogovori preko poruka
• prekovremeni rad
• promjene rasporeda u zadnji trenutak.

Prema važećem Pravilniku o sadržaju i načinu vođenja evidencije o radnicima zaposlenim kod poslodavca, poslodavac uz osnovne podatke o radnom vremenu vodi i posebne podatke o satima rada koji utječu na prava iz radnog odnosa, uključujući noćni, prekovremeni i smjenski rad.

Kada ima smisla prijeći na digitalnu evidenciju?

Ako se svaki mjesec suočavate sa situacijama na ovom popisu, vrijeme je da napustite organizaciju u tablicama i digitalizirate poslovanje:

• imate više smjena
• zaposlenici rade na različitim lokacijama
• često dolazi do zamjena smjena i gubite vrijeme na poruke zbog toga
• imate veći broj zaposlenika
• puno vremena trošite na Excel tablice
• računovodstvu svaki mjesec ručno pripremate podatke o satima i na taj način zapostavljate vlastito poslovanje zbog birokracije.

Što digitalna evidencija rješava?

Umjesto ručnog upisivanja i naknadnog zbrajanja sati, digitalni sustav omogućuje da se radno vrijeme evidentira na jednom mjestu:

• praćenje radnih sati po zaposleniku
• pregled smjena
• evidentiranje prekovremenih sati
• praćenje noćnog rada i rada vikendom
• kontrolu odstupanja od rasporeda
• pripremu podataka za obračun plaće.

Uz brojna dostupna rješenja na tržištu, Kloki se ističe time što je prilagođen hrvatskim propisima.

Tko se prijavio u smjenu, a koga nema na poslu?

Ako zaposlenik zamijeni smjenu s kolegom, ostane duže na poslu ili dođe ranije, potrebno je ažurirati podatke i paziti da se promjena odrazi na konačnu evidenciju.

U Klokiju voditelj za to ima zaseban pregled Tko je na poslu, koji se osvježava automatski i prikazuje trenutno stanje u dvije liste:

• Prijavljeni – tko je trenutno na satu, od kojeg vremena, s koje lokacije i je li na pauzi.
• Nedostaju – zaposlenici koji su prema rasporedu u smjeni koja sada traje, a nemaju aktivnu prijavu. Vidi se smjena na koju su raspoređeni (npr. 08:00 → 16:00) i akcija Dodaj prijavu.

Praktična razlika je u tome što se odstupanje od rasporeda vidi u trenutku kad se dogodi, a ne prilikom sređivanja tablica na kraju mjeseca.

Kloki hvata i najčešću grešku smjenskog rada, a to je zaboravljena odjava. Zaposlenik vidi trajanje pauze, ukupno vrijeme za danas i svoje dolaske u zadnjih 14 dana.

Smjene i kategorije sati postave se u nekoliko klikova

Najviše ručnog rada kod smjenskog rada odnosi se na razvrstavanje sati: koliko je bilo redovnih, koliko popodnevnih, koliko noćnih, što je bilo u nedjelju ili na blagdan i što ide u prekovremene.

Kloki nudi standardne kategorije prema tipu rada, pa se osnovna postava dobije odabirom jedne opcije:

• Uredski: Redovni sati, Nedjelja, Rad blagdanom, Prekovremeni
• Dvije smjene: Redovni sati, Popodnevni sati, Nedjelja, Rad blagdanom, Prekovremeni
• Tri smjene: Redovni sati, Popodnevni sati, Noćni sati, Nedjelja, Rad blagdanom, Prekovremeni

Uz to se pojedinačno uključuju ili isključuju kategorije za prekovremene sate (iznad 8 h dnevno), rad nedjeljom i rad blagdanom.

Ako vaš raspored ne odgovara nijednom standardnom modelu, kategorije se dodaju ručno po jednoj od tri logike:

• po vremenu – sati odrađeni u zadanom rasponu automatski idu u svoju kategoriju (npr. noćni rad 22:00–06:00)
• po danu – cijeli dan se razvrstava odvojeno, bez obzira na sate (npr. nedjelja i blagdan)
• po pragu sati – sati iznad zadanog praga automatski se izdvajaju u prekovremene (npr. iznad 8 h dnevno)

Te iste kategorije koriste se u Excel izvještaju za obračun plaće, čime se pokrivaju i zakonske obveze iz ranije spomenutog Pravilnika, koji uz osnovne podatke o radnom vremenu traži i posebne podatke o noćnom, prekovremenom i smjenskom radu.

Digitalna evidencija ne znači "kompliciran sustav"

Digitalizacija radnog vremena ne mora značiti uvođenje velikih i skupih sustava s čitačima kartica, terminalima i složenom implementacijom. Za mnoge tvrtke dovoljan je jednostavan sustav u kojem zaposlenici mogu evidentirati svoje radno vrijeme putem računala ili mobitela, dok voditelji imaju pregled nad timom.

U Klokiju se kanal evidentiranja bira u postavkama:

• Mobilna aplikacija i web – zaposlenik se prijavljuje s računala ili mobitela
• Samo mobilna aplikacija – prijava je moguća isključivo s mobitela, što ima smisla kad se radi na terenu

Ako je važno i mjesto prijave, uključuje se geofence. Definiraju se dozvoljene lokacije prijave, svaka sa svojim radijusom (primjerice 50 m od poslovnice), pa se prijava izvan zadanog kruga ili samo označava upozorenjem u evidenciji ili se u potpunosti odbija.

Za tvrtke koje rade na više mjesta, poput gradilišta ili poslovnica, lokacije rada vode se kao zasebna lista i mogu se aktivirati ili deaktivirati kako se projekti otvaraju i zatvaraju.

Smjenski rad na lakši način

Kod smjenskog rada najveći problem često nije samo unos podataka, nego njihova naknadna provjera. Što je više zaposlenika i različitih smjena, veća je mogućnost pogreške.

Umjesto zbrajanja po tablicama, u Klokiju postoji pregled dolazaka po danu u kojem se filtrira vremenski period i odabiru pojedini zaposlenici, a za svaki dan vidi se ukupno radno vrijeme, trajanje pauze i vrijeme od kad do kad je zaposlenik bio prijavljen. Na kraju mjeseca podaci su već strukturirani i razvrstani po kategorijama, spremni za pregled i predaju računovodstvu.

Ako Vas zanima kako postaviti sistem smjena koji odgovara Vašem poslovanju, naš tim će Vam rado objasniti putem besplatnog demoa: info@kloki.app