Loko vožnja ili putni nalog? Kako voditi evidenciju bez Excela

Zaposlenik je u srijedu bio kod klijenta na drugom kraju grada. Osamnaest kilometara u jednom smjeru, sastanak, natrag u ured. Vozio je svoj auto. U četvrtak dolazi u računovodstvo i pita: "Trebam li napisati putni nalog?"

Ne treba — za takvu vožnju postoji drugi, kraći dokument: evidencija o korištenju privatnog automobila u službene svrhe. Neoporezive dnevnice nema, jer vožnja od 18 kilometara ne ispunjava ni osnovni uvjet udaljenosti za službeno putovanje.

Zvuči kao sitnica, ali nije: to su dva različita dokumenta, s različitim podacima i različitim posljedicama ako ih pomiješate. O tome zašto papirni putni nalozi uvijek kasne već smo pisali. Ovaj tekst rješava pitanje koje dolazi prije toga: koji dokument uopće trebate.

Granica je 30 kilometara od mjesta rada

Ovo nije nešto što je izmislilo računovodstvo. Pravilnik o porezu na dohodak tu vožnju u članku 7. i imenuje: korištenje privatnog automobila u službene svrhe "u mjestu rada i/ili do 30 kilometara od mjesta rada (locco vožnja)". Da, propis piše locco; u praksi svi kažu loko.

Dvije stvari koje se pritom najčešće pročitaju krivo:

• Ne zbrajaju se odlazak i povratak. Petnaest kilometara do klijenta i petnaest natrag je trideset prijeđenih kilometara, ali odredište je i dalje udaljeno petnaest. Loko vožnja. Ako niste sigurni koliko je koje mjesto daleko, tu je naš kalkulator udaljenosti.
• Mjeri se od mjesta rada, ne od sjedišta firme. Ako je sjedište u Zagrebu a zaposlenik radi u Karlovcu, računa se od Karlovca.

Na točno 30 kilometara formulacije se preklapaju — za loko vožnju propis govori o udaljenosti "do 30 kilometara", a za službeno putovanje o "najmanje 30 kilometara" — pa granični slučaj vrijedi provjeriti s računovodstvom prije isplate, ne poslije.

I jedna zabuna koja nema veze ni s jednom od dvije kategorije: put od kuće do posla nije loko vožnja. Za to postoji naknada za prijevoz, sa svojim pravilima i svojim iznosom.

0,50 € po kilometru, i ni cent goriva više

Bez poreza se isplaćuje do 0,50 € po prijeđenom kilometru. Toliko je od početka 2024., kad je podignuta s dotadašnjih 0,40 €.

Riječ "do" je bitna. To je gornja granica, ne cijena — porez samo kaže koliko se smije isplatiti bez davanja. Koliko zaposlenik zaista dobije ovisi o pravilima koja vrijede za njega — kolektivnom ugovoru, pravilniku o radu, ugovoru o radu ili odluci poslodavca. Neki kolektivni ugovori daju i manje od tih 0,50 €.

Druga stvar koju firme često promaše: to je naknada za korištenje vozila, ne refundacija goriva. Uz nju se za istu vožnju gorivo ne plaća posebno, jer bi to bio isti trošak dvaput. Ono što se prilaže su računi za stvarne troškove vezane uz korištenje automobila — propis izrijekom navodi parking, i dodaje "i slično". Ovisno o vožnji, tu mogu doći i cestarina, mostarina, tunelarina ili trajekt.

Što evidencija mora sadržavati

Ovo je dio gdje ne treba nagađati, jer Pravilnik popisuje što u evidenciji mora biti. Kaže da ona "naročito sadrži" ove podatke — dakle nabraja ih, ali popis ne zatvara:

• podatke o poslodavcu i radniku: naziv, ime i prezime, OIB
• marku automobila i registarsku oznaku vozila
• početno i završno stanje brojila
• relaciju i svrhu puta
• račune za stvarno nastale troškove, primjerice za parking

Jedno na tom popisu iznenađuje: datum vožnje nije naveden. To ne znači da smije izostati. Zakon o računovodstvu za knjigovodstvenu ispravu traži datum poslovnog događaja, pa datum vožnje ide u evidenciju bez pogovora — a i bez njega se stanje brojila ne bi imalo s čim usporediti.

Obrazac, dakle, nije propisan — sadržaj jest. Evidencija može biti tablica, PDF ili aplikacija, samo mora imati te podatke i biti vjerodostojna. Papirni oblik nije uvjet: Zakon o računovodstvu izrijekom priznaje i elektronički zapis. Isti zakon kaže i koliko dokument mora živjeti: evidencija na temelju koje se knjiži isplata čuva se najmanje 11 godina, a taj rok počinje teći od zadnjeg dana poslovne godine — ne od dana isplate.

Jedanaest godina. Vrijedi se toga sjetiti sljedeći put kad evidencija krene mailom kao Excel.

Brojilo se ne provjerava u jednom redu

Stanje brojila dobiva smisao tek u odnosu na ostale vožnje istog vozila. Neprekinut lanac pritom nije potreban; između dvije službene vožnje zaposlenik je vozio i privatno, i to je normalno. Ono što ne smije nastati je kilometraža koja je nemoguća:

• 10.08. vožnja 30.000 – 30.020 km
• 15.08. vožnja 30.100 – 30.120 km
• pa se naknadno unese vožnja od 12.08. sa stanjem 30.150 – 30.170 km

Vožnja od 12. kolovoza završava iznad kilometraže koju auto ima 15. kolovoza. Brojilo je išlo unatrag, a to se nije moglo dogoditi. U tablici takav red nitko ne uhvati — dodaje se u sredinu, a kilometraža istog auta razasuta je po mjesecima i po dokumentima.

Kako to radi u Klokiju

Evidencija loko vožnje u Klokiju je jedan zaposlenik i jedan mjesec. Vožnja se unosi u jedan obrazac — vozilo, datum, relacija sa svim stanicama, stanje brojila, svrha — a trošak se izračuna dok tipkate.

Brojilo se prati po vozilu, kroz sve evidencije i sve mjesece. Kloki ne traži neprekinut lanac, ali unos koji je kronološki nemoguć odbije i kaže točno gdje je sudar:

Nitko, dakle, ne mora pamtiti dokle je koji auto došao.

Na slici je kolovoz jednog zaposlenika: 122 km × 0,50 € = 61,00 € naknade, plus 4,00 € parkinga koji je platio sam i za koji ima račun — ukupno 65,00 € za isplatu.

Vožnje odobrava administrator ili voditelj tima, pojedinačno ili nad više njih odjednom. Evidencija se preuzima kao PDF ili Excel, a odbijene vožnje u dokument ne ulaze, pa računovodstvo dobiva samo odobrene vožnje. Isplata se bilježi s datumom, a zaposlenik o njoj dobiva obavijest.

Dvije vrste vožnje, jedan sustav

Većina firmi ima nekoliko službenih putovanja u kvartalu i desetine kratkih vožnji svaki mjesec. Problem počinje kad se prve vode u aplikaciji, a druge u tablici koju netko šalje mailom zadnji dan mjeseca — i kad tu tablicu treba naći za jedanaest godina.

Pogledajte kako Kloki vodi službeni put — i putne naloge i loko vožnju, s obračunom koji se radi sam i evidencijom koja ima sve što Pravilnik traži. Za dvije vrste vožnje ne trebate dva alata.