Loko vožnja ili putni nalog? Kako voditi evidenciju bez Excela

Zaposlenik je u srijedu bio kod klijenta na drugom kraju grada. Osamnaest kilometara u jednom smjeru, sastanak, natrag u ured. Vozio je svoj auto. U četvrtak dolazi u računovodstvo i pita: "Trebam li napisati putni nalog?"

Ne treba jer za takvu vožnju postoji drugi, kraći dokument: evidencija o korištenju privatnog automobila u službene svrhe. Neoporezive dnevnice nema, jer vožnja od 18 kilometara ne ispunjava ni osnovni uvjet udaljenosti za službeno putovanje.

Zvuči kao sitnica, ali nije: to su dva različita dokumenta, s različitim podacima i različitim posljedicama ako ih pomiješate. O tome zašto papirnati putni nalozi uvijek kasne već smo pisali. Sada ćemo se posvetiti temi kraće službene vožnje.

Granica za locco (loko) vožnju je 30 km od mjesta rada

Ovu granicu nije izmislilo računovodstvo. Pravilnik o porezu na dohodak propisuje vožnju u članku 7. i imenuje: korištenje privatnog automobila u službene svrhe "u mjestu rada i/ili do 30 kilometara od mjesta rada (locco vožnja)". Da, propis piše locco; u praksi svi kažu loko (i tako ga i mi dalje zovemo u ovom blogu).

Dvije stvari koje se pritom najčešće krivo tumače:

• Ne zbrajaju se odlazak i povratak. Petnaest kilometara do klijenta i petnaest natrag je trideset prijeđenih kilometara, ali odredište je i dalje udaljeno petnaest. Loko vožnja. Ako niste sigurni koliko je koje mjesto daleko, tu je naš kalkulator udaljenosti.
• Mjeri se od mjesta rada, ne od sjedišta firme. Ako je sjedište u Zagrebu, a zaposlenik radi u Karlovcu, računa se od Karlovca.

Na točno 30 kilometara formulacije se preklapaju: za loko vožnju propis govori o udaljenosti "do 30 kilometara", a za službeno putovanje o "najmanje 30 kilometara", pa granični slučaj vrijedi provjeriti s računovodstvom prije isplate.

I jedna zabuna koja nema veze ni s jednom od dvije kategorije: put od kuće do posla nije loko vožnja. Za to postoji naknada za prijevoz, sa svojim pravilima i svojim iznosom.

Isplata za loko vožnju: 0,50 € po kilometru, i ni cent više

Bez poreza se isplaćuje do 0,50 € po prijeđenom kilometru. Toliko je od početka 2024., kad je podignuta s dotadašnjih 0,40 €.

Riječ "do" je bitna. To je gornja granica, ne cijena, porez samo kaže koliko se smije isplatiti bez davanja. Koliko zaposlenik zaista dobije ovisi o pravilima koja vrijede za njega, primjerice o kolektivnom ugovoru, pravilniku o radu, ugovoru o radu ili odluci poslodavca. Neki kolektivni ugovori daju i manje od tih 0,50 €.

Druga stvar koju firme često promaše: to je naknada za korištenje vozila, ne refundacija goriva. Uz nju se za istu vožnju gorivo ne plaća posebno, jer bi to bio isti trošak dvaput. Ono što se prilaže su računi za stvarne troškove vezane uz korištenje automobila (propis izrijekom navodi parking, i dodaje "i slično").

Evidencija za troškove korištenja privatnog auta u službene svrhe

Ovo je dio gdje ne treba nagađati, jer Pravilnik o porezu na dohodak propisuje što u evidenciji mora biti:

• podaci o poslodavcu i radniku: naziv, ime i prezime, OIB
• marka automobila i registarska oznaka vozila
• početno i završno stanje brojila
• relacija i svrha puta
• računi za stvarno nastale troškove, primjerice za parking (ovisno o vožnji, računi mogu biti i za cestarinu, mostarinu, tunelarinu ili trajekt)

Jedno na tom popisu iznenađuje: datum vožnje nije naveden. Zakon o računovodstvu za knjigovodstvenu ispravu traži datum poslovnog događaja, pa datum vožnje obavezno ide u evidenciju jer bez njega se stanje brojila ne bi imalo s čim usporediti.

Obrazac, dakle, nije propisan, ali njegov sadržaj jest. Evidencija može biti tablica, PDF ili aplikacija, samo mora imati te podatke i biti vjerodostojna. Papirnati oblik nije uvjet: Zakon o računovodstvu priznaje i elektronički zapis. Zakon traži i da takav dokument tvrtke čuvaju najmanje 11 godina, a rok kreće od zadnjeg dana poslovne godine, ne od isplate.

Provjera stanja brojila

Stanje brojila dobiva smisao tek u usporedbi sa ostalim vožnjama istog vozila. Neprekinuti niz pritom nije potreban; između dvije službene vožnje zaposlenik je vozio i privatno, i to je normalno. Ono što ne smije nastati je kilometraža koja je nemoguća:

• 10.08. vožnja 30.000 – 30.020 km
• 15.08. vožnja 30.100 – 30.120 km
• pa se naknadno unese vožnja od 12.08. sa stanjem 30.150 – 30.170 km

Vožnja od 12. kolovoza završava iznad kilometraže koju auto ima 15. kolovoza. Brojilo je išlo unatrag, a to se nije moglo dogoditi i stvara probleme u evidenciji.

Loko vožnja u Klokiju

Evidencija loko vožnje u Klokiju se prati po zaposleniku i mjesecu. Vožnja se unosi u jedan obrazac: vozilo, datum, relacija sa svim stanicama, stanje brojila, svrha vožnje, a trošak se izračuna dok tipkate.

Prati se i stanje brojila po vozilu, kroz sve evidencije i sve mjesece. Kloki ne traži neprekinut lanac podataka (jer se u stanje brojila uračunavaju i privatne vožnje), ali unos stanja brojila koji je kronološki nemoguć odbije i kaže točno gdje se ne poklapaju podaci:

Nitko, dakle, ne mora pamtiti kolika je bila posljednja upisana kilometraža na brojilu.

Na slici je prikaz loko vožnje jednog zaposlenika u kolovozu: 122 km × 0,50 € = 61,00 € naknade, plus 4,00 € parkinga koji je platio sam i za koji ima račun — ukupno 65,00 € za isplatu.

Vožnje odobrava administrator ili voditelj tima, pojedinačno ili više njih odjednom. Evidencija se preuzima kao PDF ili Excel, a odbijene vožnje u dokument ne ulaze, pa računovodstvo dobiva samo odobrene vožnje. Isplata se bilježi s datumom, a zaposlenik o njoj dobiva obavijest.

Dvije vrste službene vožnje i jedan sustav za evidenciju

Većina firmi ima nekoliko službenih putovanja u kvartalu i desetine kratkih vožnji svaki mjesec. Problem počinje kad se prve vode u aplikaciji, a druge u tablici koju netko šalje mailom zadnji dan mjeseca, i kad tu tablicu treba naći za deset godina kad inspekcija pokuca na vrata.

Pogledajte kako Kloki vodi službeni put, uključujući i putne naloge i loko vožnju, s obračunom koji se radi sam i evidencijom koja ima sve što Pravilnik traži. Za dvije vrste vožnje ne trebate dva alata.