Zapošljavate jer je previše posla u Excelu?
U oglasima za zapošljavanje računovođe, HR administratore i sličnih pozicija često se pojavljuju zahtjevi poput naprednog poznavanja Excela, usklađivanja mjesečnih izvještaja, obrade podataka i administracije zaposlenika.
Ali prije nego zaposlite još jednu osobu zbog povećanog obujma administrativnog posla, vrijedi provjeriti koliko tog posla zapravo nastaje zato što se evidencija radnog vremena vodi ručno.
Koliko vremena odlazi na ručnu evidenciju radnog vremena?
Excel evidencija radnog vremena može funkcionirati dok je broj zaposlenika mali. Kako tvrtka raste, ručno vođenje evidencije radnih sati postaje sve zahtjevnije.
Više zaposlenika znači više podataka o radnom vremenu, radnim satima, godišnjim odmorima, bolovanjima, prekovremenim satima i izostancima koje netko treba prikupiti, provjeriti i pripremiti za obračun plaće.
Umjesto da jedna osoba prikuplja i obrađuje podatke za cijeli tim, digitalna evidencija radnog vremena omogućuje zaposlenicima, voditeljima i administraciji da svaki dio procesa odrade na jednom mjestu.
Vrijeme je za automatizaciju evidencije
Možda je vrijeme da razmislite o digitalizaciji evidencije radnog vremena ako:
- evidenciju radnih sati vodite u Excelu
- zaposlenici šalju sate mailom ili porukama
- jedna osoba prikuplja podatke od cijelog tima
- ručno zbrajate prekovremene sate
- godišnje odmore i bolovanja pratite na više mjesta
- računovodstvo svaki mjesec čeka podatke o radnom vremenu
- imate više smjena ili lokacija
- povećao se broj zaposlenika i administrativni posao više nije moguće pratiti ručno
- razmišljate o zapošljavanju dodatne osobe prvenstveno zbog administracije.
Je li digitalna radna evidencija jeftinija od zapošljavanja?
Kada se administrativni posao povećava, prirodna reakcija je razmišljanje o novom zaposleniku. No prije donošenja odluke vrijedi izračunati koliko vremena postojeći tim troši na zadatke koji se mogu automatizirati.
Ako zaposlenici sami unose svoje podatke, voditelji ih mogu odobravati, a sustav automatski izračunava i priprema izvještaje, dio posla koji bi inače preuzeo novi zaposlenik jednostavno nestaje.
To ne znači da vam ne treba novi računovođa, HR administrator ili druga osoba. Automatizacija može omogućiti da postojeći zaposlenici odrade više posla bez proporcionalnog povećanja administrativnih troškova.
Što Kloki preuzima umjesto Excela?
Kloki je hrvatska aplikacija za evidenciju radnog vremena zaposlenika koja omogućuje jednostavnije praćenje radnih sati i odsutnosti.
Zaposlenici sami evidentiraju svoje radno vrijeme i podnose zahtjeve za godišnji odmor, bolovanje i druge vrste odsutnosti. Voditelji mogu pregledati i odobriti podatke, dok administracija ima pregled evidencije na jednom mjestu.
Kloki automatski prati redovne i prekovremene sate, rad vikendom i blagdanima te druge podatke potrebne za vođenje evidencije radnog vremena.
Na kraju mjeseca nema potrebe za ručnim prikupljanjem podataka iz više Excel tablica, mailova ili drugih izvora. Izvještaje možete jednostavno izvesti i proslijediti računovodstvu. Pročitajte koji su sve skriveni troškovi korištenja Excela.
Ne morate prestati koristiti Excel
Ako računovodstvo i dalje koristi Excel za svoje procese, Kloki ne mora promijeniti taj dio poslovanja. Podatke iz Klokija možete izvesti u Excel i nastaviti s postojećim načinom obračuna.
Razlika je u tome što računovodstvo više ne mora ručno prikupljati podatke od svakog zaposlenika.
Kloki vam omogućuje da evidenciju radnog vremena i odsutnosti vodite na jednom mjestu, uz manje ručnog rada i manje administracije.
Isprobajte Kloki i provjerite koliko vremena vaš tim može uštedjeti.
Isprobajte besplatno ili rezervirajte demo na info@kloki.app.
