Digitalna kadrovska evidencija: što je zakonski obavezno u 2026.?

Prema važećim propisima u Hrvatskoj, poslodavac je dužan za svakog radnika voditi točne i ažurne podatke. Više nitko ne želi kopati po prašnjavim registratorima, već imati brzi i jednostavni pristup podacima zaposlenika. Ako se odlučite digitalizirati kartoteku djelatnika, ne trebate nužno podijeliti otkaz cijelom HR-u. Cilj je ubrzati i olakšati njihov rad.

Što svaka kadrovska evidencija MORA sadržavati?

Ove podatke poslodavac je dužan voditi u kadrovskoj evidenciji za svakog radnika. Neposjedovanje ovih podataka kažnjivo je visokim novčanim kaznama:

• Osobni identifikacijski podaci: Ime i prezime, OIB, spol, dan, mjesec i godina rođenja.
• Prebivalište i boravište: Adresa stanovanja (radnik je dužan prijaviti promjenu u roku od 8 dana).
• Podaci o zaposlenju: Datum početka rada, naziv radnog mjesta/posla, te vrsta sklopljenog ugovora (određeno/neodređeno).
• Stručna sprema i uvjeti rada: Podaci o stručnom obrazovanju te posebnim ispitima, tečajevima i licencama koji su uvjet za obavljanje posla (poveznica sa ZNR).
• Ugovoreno radno vrijeme: Puno radno vrijeme, nepuno ili skraćeno radno vrijeme u satima.
• Strani radnici: Dozvola za boravak i rad (ako je primjenjivo).
• Statusi odsutnosti: Vrijeme korištenja rodiljnih/roditeljskih dopusta, neplaćenog dopusta ili mirovanja radnog odnosa.
• Prestanak rada: Datum i točan razlog prestanka radnog odnosa (npr. otkaz, istek ugovora, sporazum).

Podaci koje poslodavac može prikupljati

Prema GDPR-u i Članku 29. Zakona o radu, poslodavac smije prikupljati dodatne podatke samo ako su oni nužni za ostvarivanje prava i obveza iz radnog odnosa (npr. za obračun poreznih olakšica ili jubilarnih nagrada):

• Podaci o uzdržavanim članovima obitelji: Smijete ih voditi samo ako su potrebni za izračun osobnog odbitka kod plaće (PK kartica).
• Zdravstveni podaci: Smiju se voditi samo podaci o invalidnosti ili smanjenoj radnoj sposobnosti radi ostvarivanja prava na dodatni godišnji odmor ili kvotno zapošljavanje osoba s invaliditetom.
• Kontakt podaci (privatni mobitel/e-mail): Nisu zakonski obvezni, ali se mogu prikupljati radi lakše komunikacije (uz suglasnost radnika).
• Fotografija radnika: Nije obvezan podatak za kadrovsku evidenciju. Za korištenje na web stranici ili ID iskaznicama potrebna je jasna privola ili legitiman interes.

Rokovi čuvanja podataka

Novi pravilnik iz 2024. donosi bitnu promjenu – većina podataka više se ne čuva "trajno", već 6 godina od isteka godine u kojoj je prestao radni odnos (osim onih potrebnih za mirovinski staž). Detaljnije o čuvanju podataka pročitajte u našem blogu.

Svaka tvrtka je priča za sebe

Danas je brzina informacija ključna. Digitalna kartoteka treba nuditi:

• Ažurnost u realnom vremenu jer se podaci unose jednom i dostupni su trenutno.
• Pravnu sigurnost, odnosno potpunu usklađenost s GDPR-om i Pravilnikom o evidenciji ZNR.
• Pametna upozorenja: Sustav vas obavještava prije nego što dokumenti (poput ugovora na određeno ili liječničkih svjedodžbi) isteknu.

Neke djelatnosti nose veći teret administracije i strože zakonske kontrole. Evo kako digitalna kartoteka unutar Klokija pomaže onima koji su najviše "pod povećalom":

Građevina i proizvodnja: dokumentacija i na terenu

U građevini je kadrovska evidencija neodvojiva od zaštite na radu. Svaki radnik na gradilištu mora u svakom trenutku imati dokaz o osposobljenosti.

Benefit digitalne kartoteke: Umjesto nošenja fascikli na teren, voditelji gradilišta preko Klokija pristupaju digitalnoj kartoteci i odmah dokazuju inspektoru da su svi radnici prošli potrebne obuke i preglede, te imaju dozvolu za boravak i rad ili potvrdu o prijavi rada. Digitalna kartoteka Klokija prati datum isteka za svaku pojedinu dozvolu i šalje upozorenja administratoru, dajući dovoljno vremena za podnošenje zahtjeva za obnovu.

Ugostiteljstvo i turizam: sezona bez stresa

Ugostitelji često zapošljavaju 20, 50 ili 100 ljudi u svega nekoliko dana. Svaki od njih mora biti prijavljen na HZMO najkasnije prije početka rada. Ako radnik počne u 08:00, a prijava je poslana u 09:00, poslodavac je u prekršaju. Sezonci često dolaze iz udaljenih mjesta ili inozemstva.

Prednosti digitalne evidencije:

• Svi osobni podaci radnika su spremni i provjereni prije prvog radnog dana.
• Precizno praćenje smjena: voditelj raspoređuje radnike u smjene, a radnik uvijek može online provjeriti koja mu je sljedeća smjena.
• Rokovi za sanitarne i dozvole: Za sezonce u kuhinji upisuje se rok sanitarne knjižice, a za strane radnike rokovi važenja radnih dozvola. Kloki prati rokove važenja dokumenata i upozorava administratora kojim je dokumentima istekao rok.

Zdravstvo i socijalna skrb: zaštita osjetljivih podataka

U sektoru zdravstva i socijalne skrbi, kadrovska evidencija je baza visokoosjetljivih dokumenata čiji gubitak ili zloupotreba može izazvati ozbiljne pravne i profesionalne posljedice.

1. Upravljanje licencama (Odobrenjima za samostalan rad)

U zdravstvu, diploma je samo početak. Ključan dokument je Licenca izdana od nadležne komore (Liječnička komora, Komora medicinskih sestara, itd.).

Licence imaju rok trajanja (obično 6 godina) i ovise o bodovima prikupljenim kroz trajnu edukaciju. Ako zdravstveni radnik radi s isteklom licencom, ustanova riskira trenutno zatvaranje od strane inspekcije i ogromne tužbe za nesavjestan rad. Digitalna kartoteka prati datum isteka za svaku pojedinu licencu.

2. Zaštita integriteta dokumenata (Dostupnost i trajnost)

U socijalnoj skrbi (domovi za starije, centri) dokumentacija o stručnosti osoblja mora biti dostupna 24/7 za izvanredne inspekcijske nadzore.

Gubitak papirnate diplome ili potvrde o nekažnjavanju u ključnom trenutku može dovesti do suspenzije rada ustanove. Digitalni arhiv u Cloudu osigurava da su dokumenti zaštićeni od fizičkog uništenja (požar, poplava, vlaga) i uvijek dostupni. Skenirani dokumenti su visoke rezolucije i lako se šalju inspekciji e-mailom ili ispisuju, što skraćuje trajanje nadzora.

3. Evidencija o nekažnjavanju

Zaposlenici u sustavu socijalne skrbi koji rade s ranjivim skupinama (djecom, starijima) moraju imati čistu evidenciju o nekažnjavanju.

Te se potvrde moraju periodički obnavljati. Ručno praćenje desetaka ili stotina radnika dovodi do propusta. Digitalna kartoteka je administratoru dostupna u bilo kojem trenutku da provjeri da li treba zatražiti novu potvrdu od radnika, osiguravajući da ustanova nikada nema radnika koji ne ispunjava zakonske uvjete za rad s osjetljivim skupinama.

Kartoteka zaposlenika

Bilo da su vaši zaposlenici iz IT, kreativnih ili administrativnih područja, postoji niz prednosti uvođenja digitalne kadrovske evidencije. Bez obzira imate li stalno zaposlene, zaposlene na određeno, sezonce ili studente, gore navedena evidencija je obavezna. Zašto ne olakšati posao ekipi iz HR-a, ili uštedjeti svoje vlastito dragocjeno vrijeme?

U Klokiju profil zaposlenika sastoji se od:

1. Profila zaposlenika (s osnovnim podacima)
2. Povijesti odsustva (godišnji odmor, bolovanja, rad od kuće i ostali dopusti)
3. Kartoteke zaposlenika s mogućnošću praćenja isteka roka dokumenata
4. Ovlaštenja (kojim sve podacima zaposlenik ima mogućnost pristupiti unutar tvrtke)

Javite se za besplatni demo!