Zapošljavanje je lako. Organizacija nije
[Kad pet ljudi postane logistički izazov]
Biti mala (ali velika) firma možda zvuči kao da nije teško voditi ured i organizirati posao. Ali i ako si šef s, recimo, dva-tri djelatnika – svakodnevno ćeš se suočavati s hrpom papirologije. Veličina firme ne znači nužno da je nešto lakše ili teže. Na kraju, sve ovisi o tome kako si posložiš administraciju.
Papir, potpis, pečat – i ti
Recimo da si upravo otvorio firmu. Prije nego što zaposliš ikoga, čeka te proces pun (ponekad apsolutno nepotrebnih) koraka. Zovimo to administrativnim maratonom: biranje imena, definiranje djelatnosti, potpisivanje svakakvih ugovora, prijava u sudski registar, otvaranje poslovnog računa, prijava u sustav PDV-a...
Vjerojatno smo nešto izostavili s ovog popisa, ali otvaranje firme nije glavna poanta ovog teksta, pa ćemo se praviti da je to sve. I da, već tada si i direktor, i administrator, i potencijalno jedini radnik. Sam svoj šef. Sve dok ne zaposliš nekog.
Prvi tim, prvi kaos
Nakon cijelog tog administrativnog mučenja, odlučiš zaposliti prvu osobu. Najbolje da to bude knjigovođa – jer tvoje znanje Excela vjerojatno neće spasiti firmu od grešaka i kazni.
Nakon knjigovođe, vrijeme je za prve djelatnike iz struke. Zaposliš jednog, dva, možda tri. Prvih mjesec dana sve izgleda bajno: imaš tim, firma napokon diše.
Onda dođe drugi mjesec. Isplata plaća. I s njom – novi sloj realnosti. Ugovori o radu, prijave u sustave, evidencija radnog vremena, pravilnici, božićnice, godišnji odmori, uskrsnice, slobodni dani...
Ured (uglavnom) pod kontrolom
Godinu dana kasnije, firma broji pet djelatnika. Zvuči kao ogroman pomak. I možda jest – ali istovremeno i kao zalogaj koji nije lako sažvakati. Nakon godinu dana papirologije, shvatiš da se ipak sve to isplatilo.
I dok je riječ “papirologija” i dalje stalno prisutna, imaš ljude koji djeluju zadovoljno (ili se barem trude), jednog klijenta koji te drži iz mjeseca u mjesec i aparat za kavu koji može podnijeti tvojih 5 šalica dnevna.
I taman kad pomisliš da je sve pod kontrolom...
"Šefe, koliko mi je ostalo dana godišnjeg?"
"Mogu li raditi od doma?"
"Imam svadbu u lipnju, mogu li uzeti slobodno?"
"Imam tablicu s 10 sheetova, više ne znam gdje što piše."
Takva pitanja nisu ništa čudno – ali postaju frustrirajuća ako ti je jedini sustav organizacije Excel i papiri po stolu. Tada i najobičniji upit postane stres.
Nema više papirologije!
Digitalni alati zvuče kao spas – i često to jesu. Ali cijene nekih od njih znaju biti takve da ti se dignu sve sijede koje još nemaš. Pa se pitaš – ima li smisla ulagati u nešto što ćeš možda rijetko koristiti, a platit ćeš ga kao mjesečnu zalihu kave (ili skuplje)?
Srećom, postoji rješenje koje ne traži da prodaješ bubreg – i zapravo možeš koristiti besplatno, čak i sa svim značajkama.
Jedan alat za cijeli mali ured
Kloki je super rješenje za male firme – pogotovo kad nemaš puno love, a treba ti nešto što će ti pomoći držati sve pod kontrolom.
S Klokijem:
- vodiš evidenciju rada bez tablica i ručnih zapisa,
- djelatnici vide koliko im je ostalo godišnjeg,
- znaju kad su kolege na godišnjem,
- mogu zatražiti godišnji, rad od kuće, bolovanje i slobodne dane,
- upisuju radne sate jednostavno i pregledno,
- a ti sve vidiš na jednom mjestu i izgeneriraš platne liste bez živciranja.
Besplatan je za firme do 5 djelatnika, a i ako vas bude više, 30 € mjesečno i dalje zvuči bolje od pet Excel tablica i dva živčana sloma. Bez skrivenih opcija – ono što vidiš, to koristiš.
Biti hrabar kao poduzeznik…
Ljudi često podcjenjuju male poduzetnike, pogotovo one koji tek počinju graditi svoj put. Na van sve može izgledati kao bajka s LinkedIna, uz postove tipa “10 načina kako sam postao lider na tržištu”. Iza kulisa – hrpa papira, rokova, pravilnika i improvizacije.
Zato pametno biraj gdje ćeš ulagati vrijeme, energiju i novac. Jer ponekad su najbolje stvari jednostavne, pristupačne – i već ti stoje pred nosom.
Poput Klokija.